Manual para Los Procedimientos de Despacho de Aduanas

  • Los servicios de despachante de aduana implican el proceso de trasladar con éxito la carga a través de la aduana para que ingrese al país. 
  • Asegurarse de haber completado correctamente toda la documentación relevante de importación y exportación, como órdenes de compra y conocimientos de embarque, reduce las demoras en el despacho de aduanas.
  • Los aranceles e impuestos asignados a cada envío dependen de factores como el tipo de producto y su valor monetario.
  • La documentación incorrecta o faltante es la principal causa de retrasos en el despacho de aduanas.

La importación y exportación de carga es un gran negocio. Los países imponen aranceles e impuestos sobre los bienes que ingresan al país, y algunos países también cobran aranceles de exportación. 

Si tiene una pequeña empresa que planea comenzar a enviar sus productos internacionalmente, comprender los procedimientos de despacho de aduanas y cómo funcionan los beneficiará a usted y a su empresas de envío. Esta guía completa puede ponerlo al día.

¿Qué es el despacho de aduanas?

El despacho de aduana es el proceso de mover con éxito la carga a través de la aduana para que ingrese al país. El término despacho de aduana también se refiere a un documento emitido a un remitente que demuestra que se han cumplido todos los estándares y se han pagado todos los derechos correctos, lo que significa que la carga es libre de cruzar la frontera. 

Comprender el proceso de despacho de aduanas puede ser de gran ayuda para las empresas que deseen enviar sus mercancías a nivel internacional; cuanto más sepa de antemano, menos probabilidades tendrá de cometer errores costosos. 

El despacho de aduana se puede dividir en cuatro pasos relativamente simples:

1. Un oficial de aduanas inspecciona su documentación

Tener su documentación de aduanas en orden es imperativo para enviar mercancías con éxito, ya sea que esté enviando baterías de litio, cosméticos o piezas de automóviles. Dependiendo de lo que esté exportando, a dónde e incluso qué transporte utilizará, los documentos que necesita pueden diferir. 

También es vital que se mantenga informado sobre los cambios en las políticas de importación y exportación en los países con los que trabaja, ya que cualquier cambio en la legislación podría afectarlo a usted y a su negocio. Siempre es más fácil resolver los problemas de documentación faltante o incorrecta antes de que se envíe la carga.

La siguiente es una lista de algunos de los documentos más comunes que las empresas de importación y exportación necesitan para cumplir con las regulaciones aduaneras. Recuerde, esta lista no es exhaustiva; debe investigar sus propios requisitos específicos.

  • Conocimiento de embarque (BOL): Posiblemente el documento más importante en el envío internacional, el BOL es un contrato entre el transportista y el propietario de la carga o el remitente. Cuando el transportista recibe el envío, una parte autorizada firma el BOL para verificar qué mercancías se han recibido. Sin una firma de la parte correcta, no entregarán el envío. Los BOL contienen información vital, como una descripción de las mercancías, instrucciones para manipularlas y los destinos de envío. Se necesitan BOL para envíos en todos los medios de transporte. En el caso de las aerolíneas, se conoce como Airway Bill (AWB).
  • Orden de compra (PO): Una orden de compra es la solicitud de pedido del comprador al vendedor, que actúa como prueba oficial de que se ha realizado y recibido un pedido. Contiene información esencial, como los detalles de las partes involucradas en la transacción, la fecha de la transacción y el tipo y cantidad de la mercancía.
  • Factura comercial: una factura comercial proporciona los detalles completos de una transacción entre el comprador y el vendedor junto con los términos de envío. Aunque son similares a una orden de compra, las facturas comerciales son el documento principal que se utiliza para valorar y controlar las importaciones y determinar qué derecho se debe pagar.
  • Carta de crédito: las transacciones monetarias entre bancos de diferentes países pueden volverse increíblemente complejas, por lo que una carta de crédito garantiza el pago.
  • Lista de embalaje de exportación: Una lista de embalaje de exportación es una descripción detallada de los productos que se enviarán. A menudo se usa para armar un BOL, resolver disputas entre el remitente y el transportista e incluso entregarse a los bancos como parte de una carta de crédito. La lista incluye detalles como las dimensiones de la carga, el peso, el tipo de embalaje y las medidas de seguridad necesarias.
  • Certificado de origen (CO): Un CO confirma el país de origen de los productos manufacturados, certificando que los productos cumplen con ciertas especificaciones para ser considerados como originarios de ese país. Muchos acuerdos de tratados comerciales internacionales requieren un CO para que las mercancías sean elegibles para la exportación. Un remitente es responsable de conocer las regulaciones del país de destino y proporcionar un CO apropiado. Sin embargo; a menudo están certificados por una entidad autorizada, como la Cámara de Comercio. 
  • Recibo de Muelle / Almacén: Un recibo de Muelle / Almacén es un documento que verifica que las mercancías han sido recibidas por el transportista internacional y en qué condiciones han llegado. Incluye información como las dimensiones, peso y características de la carga.
  • Licencia de exportación: las licencias de exportación son emitidas por organismos gubernamentales y permiten que los artículos restringidos se envíen legalmente a nivel internacional. Ejemplos de artículos que pueden necesitar una licencia de exportación incluyen medicamentos, plantas, obras de arte, productos químicos y bienes paramilitares.
  • Certificado de seguro: Un certificado de seguro es prueba del tipo y monto de cobertura de seguro que se asigna a un envío. Esto protege al exportador de pérdidas monetarias en caso de que la carga llegue dañada o se pierda.

2. Se calculan los derechos e impuestos de importación

Antes de que sus mercancías puedan pasar por la aduana para continuar hasta su destino final, deberá pagar los aranceles e impuestos de importación. No hay un costo único para todos; en cambio, la cantidad que adeuda se calculará teniendo en cuenta varios factores, tales como:

  • El valor económico de la mercancía, incluidos los gastos de transporte y las tarifas del seguro. Los productos por debajo de una determinada cantidad, la de minimis, no están sujetos a derechos. Sin embargo, ciertos artículos restringidos pueden incurrir en una tarifa independientemente de su valor monetario.
  • El tipo de mercancía: las autoridades aduaneras utilizan un código HS (Sistema armonizado de descripción y codificación de mercancías) para clasificar su carga. Este es un número de seis a diez dígitos requerido para envíos internacionales y se muestra en documentos como su factura comercial.
  • Acuerdos comerciales internacionales entre los países emisores y receptores.

Los funcionarios de aduanas utilizan sus documentos de envío, sobre todo su factura comercial, para calcular sus impuestos y aranceles. Asegúrese de proporcionar toda la información necesaria, ya que no hacerlo puede significar que pagará más de lo necesario por sus impuestos y aranceles.

3. Pago de sus derechos e impuestos 

Hay dos formas principales de pagar los impuestos y aranceles de importación: Entregado con derechos no pagados (DDU) y Entregado con derechos pagados (DDP). DDP significa que se han pagado todas las tarifas necesarias antes de que las mercancías lleguen a la aduana. 

Este es el método más común para la mayoría de los servicios de mensajería; incluyen las tarifas de importación en el precio de envío pagado por el cliente antes de la entrega de la mercancía. Este método es mucho más confiable y generalmente garantiza que el proceso de despacho de aduana se complete sin problemas. 

Como sugiere el nombre, el método DDU significa que los impuestos y aranceles no se han pagado antes de la entrega. 

En los acuerdos de DDU, el exportador es responsable de la entrega segura de las mercancías. Ellos pagan los costos de transporte y asumen la responsabilidad de los daños causados ​​durante el transporte. El comprador luego se hace responsable a la llegada de la mercancía, cubriendo los aranceles e impuestos de importación. 

El método DDU puede resultar más caro porque los despachantes de aduana independientes utilizados para cobrar los pagos de importación pueden cobrar su propia tarifa por el servicio.

4. Su envío pasa por la aduana

Una vez que se paguen todos los aranceles e impuestos requeridos y las autoridades aduaneras confirmen que tiene toda la documentación necesaria para su envío, puede pasar la aduana y su mensajero elegido puede continuar transportándolo a su destino final.

¿Cuánto tiempo tarda el despacho de aduana? 

En la mayoría de los casos, el despacho de aduanas es rápido y suele tardar menos de 24 horas. Sin embargo, si hay problemas como documentación faltante o defectuosa, el proceso podría demorar varios días o incluso semanas. La mejor manera de evitar estos retrasos es asegurarse de que todos sus documentos estén presentes y sean correctos con anticipación. 

¿Qué causa los retrasos en el despacho de aduanas?

En algunos casos, el despacho de aduanas puede retrasarse. Algunas razones comunes de estos retrasos incluyen:

  • Documentos de envío incompletos; por ejemplo, a la factura comercial le falta el valor o las cantidades de los bienes.
  • Código del producto incorrecto.
  • La descripción de los productos es demasiado vaga o está escrita en un idioma incorrecto.
  • Valor o cantidad incorrectos. Esto a veces se subvalora para evitar pagar aranceles o impuestos más altos, pero solo da como resultado un retraso.
  • Los días festivos de temporada, como el Año Nuevo chino o la Navidad, pueden causar retrasos en el envío, lo que puede provocar un amontonamiento en la aduana y, posteriormente, retrasar el despacho.
  • Las condiciones climáticas adversas, como los huracanes, provocan retrasos.
  • Los disturbios políticos, como huelgas o cierres de puertos, pueden retrasar el envío y el despacho de aduanas. Se recomienda que se mantenga informado sobre la actualidad en los países a los que realiza envíos para que pueda informar a la aduana de cualquier situación que pueda causar retrasos.
  • El envío y el despacho de aduanas pueden retrasarse debido a productos mal empaquetados, especialmente si los artículos pueden ser peligrosos. Considere comprar cajas de envío personalizadas para enviar sus productos. Esto no solo evitará que los artículos se dañen, sino que tener cajas de uniformes con el nombre de su empresa en el costado puede reducir la posibilidad de que una se separe de las demás. Es una buena idea elegir empaques hechos específicamente para sus artículos, como empaques de baterías de iones de litio de calidad para transportar baterías o barriles de envío para productos secos y ropa.  

¿Cuál es la diferencia entre aranceles e impuestos?

Pagar los derechos e impuestos correctos es una parte vital del proceso de despacho de aduanas, pero los términos a menudo se confunden. El término «aranceles» se refiere a un tipo de impuesto que grava los bienes internacionales (los que cruzan fronteras) como ingresos del gobierno. Su objetivo principal es proteger las industrias nacionales. El exportador suele pagar estos derechos.

Cuando el término «impuestos» se utiliza en referencia a la importación y exportación de bienes, describe los impuestos que también se agregan a los artículos comprados en el país, como el impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST). 

A pesar de que los productos han sido fabricados y comprados en el extranjero, estos impuestos aún se aplican. El porcentaje del impuesto varía de un país a otro, pero el importador generalmente incurre en estas tarifas.

Estos aranceles e impuestos generalmente deben pagarse antes de que las mercancías salgan de la aduana en el país de destino, y los servicios de mensajería generalmente lo incluyen en la tarifa de envío inicial. 

Sin embargo, en algunas circunstancias, es posible que su transportista pueda pagar la tarifa en su nombre, por lo que se asegurará de que sus mercancías sean despachadas y entregadas lo más rápido posible. El transportista le facturará los cargos. Si desea que su operador asuma esta responsabilidad, asegúrese de verificar con ellos de antemano que ofrecen este servicio para evitar más demoras.

Esté preparado para garantizar un despacho de aduana rápido

Una vez que su envío llega a su frontera de destino, el proceso de despacho de aduana es relativamente sencillo si tiene la documentación correcta y se ha completado correctamente. El desafío, por lo tanto, es asegurarse de que todos sus documentos de envío, desde su conocimiento de embarque hasta su certificado de origen, estén presentes y sean correctos antes del envío. 

Como con todo, estar informado y preparado con anticipación puede ayudarlo a evitar problemas durante el despacho de aduanas. Esto incluye mantenerse actualizado sobre los cambios en los requisitos de envío en los países relevantes. 

Sin embargo, vale la pena señalar que, no importa qué tan bien prepare sus documentos, hay algunas circunstancias fuera de su control, como condiciones climáticas adversas, una barcaza atascada en un canal o disturbios políticos. 

Al mantenerse informado sobre asuntos internacionales como estos, podrá advertir a sus aduanas con anticipación que, debido a circunstancias imprevistas, deben esperar demoras en su envío. 

Esto les permitirá hacer su propio control de daños y ayudará a garantizar que su relación comercial no se vea afectada por retrasos en el envío.

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